Voor een algemene uitleg over de werking van lijstmanagers kun je hier terecht. Hieronder geven we meer informatie over de follow-up acties die je met lijstmanagers kunt inplannen.

Overzicht van lijstmanagers

Via menu Acties | Lijstmanagers kom je bij de lijst van lijstmanagers. Het kan soms even duren voordat de lijst is geladen. Dit komt omdat er meteen statistische informatie wordt opgehaald om in de kolommen te tonen. De kolom 'Grootte' geeft aan hoeveel relaties er in de lijstmanager's groep zitten. De kolom 'Mailings' geeft aan hoeveel mailing er tot op de dag van vandaag zijn verstuurd aan aanmelders van deze lijstmanager. De kolom 'E-mails' geeft aan hoeveel ingeplande followup e-mails er klaarstaan.

Follow-up e-mails

We klikken nu op om de lijstmanagerpagina te openen. We gaan naar de tab Follow-up emails. Je vindt hier een lijst van alle e-mails die automatisch worden verstuurd naar een relatie als die relatie zich aanmeldt voor deze lijstmanager. Voor elke e-mail kun je aangeven wanneer die moet worden verstuurd. Als je daarbij kiest voor 'Na X dagen' wordt de dag van aanmelding als uitgangspunt genomen.

Dadelijk volgt uitleg over het toevoegen of verwijderen van e-mails. Dit heeft consequenties voor 'lopende lijstmanagers'. De term 'lopende lijstmanager' gebruiken we hier als iemand zich heeft aangemeld voor een lijstmanager en er een serie e-mails is ingepland om verstuurd te worden. Bij een 'lopende lijstmanager' heeft de relatie de laatste e-mail nog niet ontvangen. Op het moment dat dat is gebeurd, noemen we dat hier even een 'afgeronde lijstmanager'.
In de verdere uitleg gebruiken we als voorbeeld een van onze eigen lijstmanagers. Deze lijstmanager kent 6 ingeplande e-mails:



Heb je een e-mail op een vaste datum/tijd gezet, dan zal er een e-mail worden ingepland voor dat tijdstip voor elke nieuwe aanmelder. Let op: Als die datum is verstreken, dan zal deze e-mail min of meer per direct (om precies te zijn: 1 of 2 uur na 'nu') worden verstuurd voor elke nieuwe aanmelder.

Een e-mail toevoegen

Je kan op elk moment een e-mail toevoegen aan de lijst. Voor alle 'lopende lijstmanagers' wordt de nieuwe e-mail ingepland maar alleen als het tijdstip van verzending van die e-mail in de toekomst ligt. In ons voorbeeld is relatie A begonnen op 3 juni. Het is nu 8 juni en zij heeft de eerste drie e-mails ontvangen. Als we nu een nieuwe e-mail toevoegen die op de derde dag moet worden verstuurd, is het voor haar 'te laat' en zal voor haar die e-mail niet worden ingepland. Als we echter een nieuwe e-mail inplannen voor de zevende dag, dan wordt de e-mail wél ingepland voor haar en zal zij die e-mail ontvangen op 10 juni.

Let op: de nieuwe e-mail wordt niet ingepland als alle eerdere e-mails voor die persoon reeds zijn verstuurd! Als je voor die 'afgeronde series' wilt dat deze personen de nieuwe e-mail nog wel moeten ontvangen, zul je die e-mailtekst als aparte mailing moeten versturen aan de betreffende relaties. Maar er is 1 uitzondering op die regel: als het om een nieuwe e-mail gaat met een vaste datum/tijd (bijvoorbeeld 10 oktober 2013), dan zal die e-mail worden ingepland voor alle aanmelders, ook voor de aanmelders voor wie de serie reeds is afgerond.

Let op: Voeg je een mail met een vaste datum gesteld op morgen toe aan een serie die vandaag eindigt met een mail op vaste datum van vandaag, dan wordt die extra email wel ingepland. Echter, bij mails met een 'na x dagen' schema, gebeurt dat niet, daar moet je echt voordat de laatste mail van de serie is ingepland, een nieuwe email hebben toegevoegd.

Wil je een lijstmanager maken met veel e-mails maar heb je nog niet alle teksten klaar? Maak dan alvast wel alle e-mailteksten aan (zonder inhoud) en voeg ze alvast als followup e-mails toe aan de lijstmanager. Je kan op een later moment de teksten afmaken. Dit is mogelijk omdat de tekst van de e-mail pas wordt klaargezet op het moment dat die wordt verstuurd en niet op het moment dat de e-mail wordt ingepland.

Een e-mail verwijderen

Als je een e-mail verwijdert worden al die e-mails die zijn ingepland en nog niet verstuurd, ook verwijderd! De overige e-mails van de lijstmanager worden gewoon volgens het schema ingepland en verstuurd (ze 'schuiven' niet op).

Een tijdstip van een e-mail wijzigen

Je kunt dit doen door de e-mail uit de lijst te verwijderen en weer opnieuw toe te voegen met een ander tijdstip. Hier gelden ook weer de regels zoals bij het toevoegen.

Ingeplande e-mails bekijken of verwijderen

Wil je zien welke e-mails er allemaal ingepland staan voor verzending? Of wil je enkele reeds ingeplande e-mails alsnog verwijderen? Klik dan op het icoon in het overzicht van lijstmanagers. In het scherm dat verschijnt klik je op de Follow-up tab en vervolgens op deknop 'Geplande e-mails'. Je kunt daarbij nog filteren op e-mailadres of e-mail onderwerpregel.Vink eventueel te verwijderen e-mails aan en klik op de knop 'Verwijder e-mails' onderin.

Reeds uitgevoerde acties bekijken

Wil je zien wat deze lijstmanager allemaal heeft afgehandeld voor je? Klik op het icoon in het overzicht van lijstmanagers. In het scherm dat verschijnt klik je op de Follow-up tab en vervolgens op deknop 'Uitgevoerde acties'. Je kunt daarbij nog filteren op een periode, e-mailadres, e-mail onderwerpregel of soort gebeurtenis.