Als je de shoppingcart gebruikt zul je alle facturen, creditfacturen en betalingsinformatie nodig hebben bij het bijwerken van je boekhouding. Let op: Autorespond is geen boekhoudprogramma!. Maar Autorespond kan wel de meeste informatie aanleveren die je voor je BTW en debiteurenadministratie nodig hebt. Hieronder worden enkele zaken toegelicht.

Facturen en factuurnummering

Is een factuur niet meer van toepassing of moet een betaling ongedaan worden gemaakt of is een betaling gestorneerd? Verijder de factuur niet maar maak inplaats daarvan een creditfactuur aan. Hierdoor voorkom je gaten in de factuurnummering.

Gebruik van creditfacturen

Creditfacturen gebruik je voor de volgende zaken:

1. Bij storneringen of gevallen waarbij een reeds betaalde factuur moet worden gecrediteerd. Overal waar je binnen Autorespond een knop 'Vervallen' ziet staan, kun je voor die een factuur een bijbehorende creditfactuur maken.
2. Bij het uitbetalen van affiliates wordt een creditfactuur gestuurd naar de affiliate
3. Je kunt ook handmatig een creditfactuur aanmaken

Bedragen zijn altijd negatief, dit is handig voor de boekhouder. De factuurnummering wordt 'gedeeld' met de normale facturen zodat er maar één nummering is.

Mocht je ooit ook een creditfactuur willen laten vervallen, bijvoorbeeld omdat een bestelling uiteindelijk toch is betaald (nadat de creditfactuur was aangemaakt), dan moet je niet deze creditfactuur verwijderen, maar kun je het beste de creditfactuur aanpassen en de bedragen op 0 zetten. Zoek de creditfactuur op via menu Shop | Creditfacturen | Beheer creditfacturen, selecteer de creditfactuur, open hem en ga naar de tab Factuur-regels. Hier kun je via de knop Zet op 'Vervallen' alle bedragen op 0 zetten.

BTW aangifte

Je kunt voor je BTW administratie gebruik maken van de overzichten via menu Shop | Overzichten en lijsten | Lijsten. Onder de tab Facturen kun je een lijst opvragen van alle facturen die bijvoorbeeld het afgelopen kwartaal zijn verstuurd. Je kunt hierin onderscheid maken tussen creditfacturen en normale facturen, maar ook bijvoorbeeld alleen die facturen opvragen waarbij de BTW is verlegd. Handig omdat je dat apart moet opgeven bij de belastingdienst. Onder de tab Overzichten downloaden kun je de lijst van facturen ook downloaden (bij het derde selectieveld met de bijbehorende download knop). Je kunt hier ook alle facturen zelf downloaden als één PDF bestand. Handig om alle facturen in één keer uit te printen. Bovendien staat dan op de factuur in rood of groen vermeld of de factuur reeds betaald is, of is vervallen.

Eindejaars overzichten

Via menu Shop | Overzichten en lijsten | Lijsten kun je ook gegevens opvragen die je aan het eind van het jaar aan je boekhouder moet overhandigen. De in het vorige paragraaf besproken overzichten kun je ook per jaar opvragen. Bovendien kun je een lijst uitdraaien van posten die op 31 december van het afgelopen jaar nog open staan.