Ga naar menu Acties | Nieuwe mailing. Een wizard leidt je door het proces.

Stap 1 en 2: naam, e-mailtekst en tijdstip

Geef in stap 1 een naam. Het geven van een naam is nodig om de mailing later terug te kunnen vinden. Kies bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief januari'. Let op: dit is dus niet de onderwerp-regel van de nieuwsbrief die je gaat versturen, maar een naam die je aan de mailing geeft - dus alleen voor intern gebruik. Selecteer vervolgens de e-mailtekst die je wilt versturen in het veld 'Verstuur e-mail'. Klik op waarna een venster verschijnt waarin je een e-mailtekst kunt selecteren. Klik ook hier op het vergrootglas icoon om de aanwezige teksten te tonen. Selecteer de tekst en klik op 'Bewaren'. Je bent nu weer terug op het eerste wizard-scherm. Het veld Verdeel de mailing laten we even buiten beschouwing.

In de tweede stap geef je aan wanneer de mailing moet worden verstuurd. Zet een vink bij Verstuur de mailing komend uur wanneer je zo snel mogelijk wilt mailen. Er kan nooit direct verzonden worden omdat het systeem een planning maakt op grond van de drukte en de grootte van de mailing.

Het bepalen van de doelgroep

Hier bepaal je aan welke relaties de mailing zal zijn gericht. Je hebt drie opties:

1. Lijstmanager: stuur de mailing naar alle relaties die zich hebben opgegeven via de lijstmanager die je hier selecteert
2. Specifieke doelgroep: je kunt hier een specifieke set van ontvangers definieren
3. Individuele relaties: je kunt hier losse relaties opgeven

Het is mogelijk om alle drie de opties in te vullen. Bijvoorbeeld bij 1: lijstmanager 'nieuwsbrief-aanmelders', bij 2: de groep 'deelnemers cursus juni 2010' en bij 3: relatie 'Jansen' en relatie 'Pietersen'. In dit geval wordt de nieuwsbrief verstuurd naar alle relaties die voldoen aan de drie ingevulde opties.

Bij het versturen van een nieuwsbrief zal je bijna altijd alleen de eerste optie kiezen, en dat is wat we nu ook doen. Klik op het icoon bij de eerste optie, kies een lijstmanager en klik op Gereed. De lijstmanager staat nu geselecteerd en je ziet dat in het onderste veld 'Omschrijving doelgroep' ook de naam staat vermeld.

Het zal vaak voorkomen dat je een mailing wilt versturen aan een andere set van relaties. In die gevallen zal je gebruik maken van de tweede optie. In de sectie hier helemaal onderaan kun je meer lezen over wat je via die optie zoal kunt doen. Maar eerst maken we de wizard af. Klik op 'Volgende'.

Hoe om te gaan met afmeldingen

In deze stap bepaal je wat er moet gebeuren als iemand zich afmeldt via de nieuwsbrief (deze afmeld-link heb je in de tekst toegevoegd in stap 5 'Content maken'). In principe hoef je in dit scherm niets te doen want als iemand op de afmeld-link klikt wordt automatisch geregeld dat die relatie uit de groep van de lijstmanager wordt gehaald. Je hoeft in dit scherm alleen iets in te vullen als je wilt dat die relatie ook nog uit een andere groep wordt verwijderd, of zelfs geheel moet worden verwijderd uit je administratie.

Deze mailing gebruiken als 'laatst verstuurde e-mail'

Als iemand zich aanmeldt voor je nieuwsbrief is het wel zo aardig om hem of haar al direct de laatst verstuurde nieuwsbrief te mailen. Hier geef je op dat de nieuwsbrief van deze mailing deze 'laatst verstuurde' zal zijn. In het eerste veld staat al de lijstmanager geselecteerd die je in stap 3 had opgegeven. Dus: alle relaties die zich aanmelden voor je nieuwsbrief nadat deze mailing is verstuurd, krijgen direct deze nieuwsbrief gemaild.

Klik op Volgende en een samenvatting verschijnt. Controleer de gegevens. Je kunt eventueel nog een testmail versturen naar jezelf. Klik op Bewaren en je mailing is ingepland! De mailing is nu terug te vinden via menu Acties | Mailings.

Dit was het laatste gedeelte over het inrichten van je administratie! je bent nu bekend met de meest gebruikte onderdelen van Autorespond. Je kunt deze help-pagina's altijd via de home-pagina openen.

Wat rest is nog een extra toelichting op het maken van een specifieke doelgroep voor een mailing.

Een specifieke doelgroep definieren voor een aanbiedings-mailing

Stel je wilt een mailing richten aan alle relaties die ooit jouw e-book 'Coaching in de praktijk' hebben aangevraagd, die tevens lid zijn van de groep 'Trouwe klanten' en die een vrij veld 'heeft interesse in vervolgcursus' hebben dat op 'Ja' staat. Deze groep wil je graag een mailing sturen waarin je een aanbieding doet voor een praktijkcursus.We gaan er voor dit voorbeeld even vanuit dat die lijstmanager, de groep en het vrije veld bestaan.

Klik in stap 3 op het icoon bij de tweede optie. Er verschijnt een venster waarin je zogenaamde selectie-criteria gaat opgeven waarmee de doelgroep wordt bepaald. In ons geval hebben we drie criteria die we een voor een gaan toevoegen.

Als eerste gaan we de relaties toevoegen die zich via de lijstmanager 'Aanvraag e-book Coaching in de praktijk' hebben aangemeld. Klik op 'Nieuw' en selecteer vervolgens de optie 'Aangemeld voor'. Kies dan de betreffende lijstmanager en klik op 'Bewaren'. Bovenaan verschijnt nu het eerste selectie-criterium.

Nu gaan we de relaties bepalen die deel uitmaken van de groep 'Trouwe klanten'. Klik weer op de knop 'Nieuw'. Kies nu voor 'Is lid van groep' en selecteer daaronder de juiste groep. Klik weer op 'Bewaren'.

Als laatste gaan we een selectie toevoegen op basis van een vrije veld waarde. Klik op'Nieuw' en kies nu voor 'Filter op relatie of vrij veld'. Selecteer dan daaronder het betreffendeveld en vul de twee extra velden in die zijn verschenen. Klik op 'Bewaren'.

Je hebt nu je specifieke doelgroep bepaald! Klik op 'Gereed' waarna je terugkomt in het scherm van stap 3. Je zal het veld 'Omschrijving doelgroep' willen aanpassen om een kortere beschrijving op te geven. Deze beschrijving wordt later getoond in de lijst van ingeplande en uitgevoerde mailings, dus probeer een korte beschrijving te geven die je later nog snapt, bijvoorbeeld: 'e-book, trouwe klant, wil vervolgcursus'.