De factuur-instellingen vind je via menu Instellingen | Facturatie. Ze worden hieronder toegelicht.

Opmaak en logo

Op het vierde tabblad Logo en lettertype kun je een logo uploaden. Dit logo wordt linksboven getoond op de factuur. Het logo moet een verhouding hebben van 3 : 1 (breedte : hoogte) en van type JPG zijn. Dit geeft namelijk het beste resultaat als het logo in de PDF wordt geplaatst. Ook kun je het basis-lettertype van de factuur instellen. Nadat je op de Bewaren knop hebt geklikt kun je een voorbeeld-factuur downloaden via de twee knoppen rechts.

Standaard factuur-teksten

Op de eerste twee tab-bladen Factuur Kop en Factuur Voetregels kun je de overige teksten op de factuur invoeren. Bij de voetregels wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde facturen. Op een onbetaalde factuur wil je immers andere informatie geven dan op een betaalde factuur. Overigens bedoelen we met een onbetaalde factuur een factuur die hoort bij een bestelling waarbij gekozen is voor Overmaken als betaalmethode. Die factuur wordt dan naar de klant gestuurd maar het bedrag is op dat momwent nog niet betaald. Bij een bestelling waarbij via IDeal wordt betaald, is de factuur al betaald op het moment dat die wordt gegenereerd en daar spreken we dus van een 'betaalde factuur'.

Factuurnummering

Op de derde tab geef je de betaaltermijn op en geef je aan hoe de factuurnummering moet zijn. Over de betaaltermijn: het eerste veld geeft de betaaltermijn aan. Het tweede veld geeft aan hoeveel dagen het systeem een herinnering genereert na het verlopen van de betaaltermijn. Samengevat: tel deze twee aantallen bij elkaar op en je hebt het aantal dagen waarna het systeem een herinnering genereert als een bestelling nog niet betaald is.

Over de nummering: het is belangrijk dat de factuurnummers oplopend zijn en dat er geen gaten in de nummering vallen. In het bovenste veld geeft je een startwaarde aan. Je kunt letters gebruiken maar die moeten altijd aan het begin staan. Het nummer moet met cijfers eindigen! Vervolgens kun je kiezen op welke manier er genummerd moet worden.

1. Oplopend: voor elke nieuwe factuur wordt het startnummer opgehoogd. Als je letters gebruikt in de startwaarde, worden die overgenomen.
2. Per jaar, oplopend: Het factuurnummer bestaat dan uit het huidige jaar met daarachter een volgnummer dat oploopt en elk jaar opnieuw start op 1. Als je letters gebruikt in de startwaarde, worden die overgenomen.
3. Per jaar/maand, oplopend: Het factuurnummer bestaat dan uit het huidige jaar met daarachter de maand (twee cijfers) en daarachter een viercijferig volgnummer dat oploopt en elke maand opnieuw start op 0001. Ook hier worden eventuele beginletters overgenomen

Enkele voorbeelden:

• Oplopend met startwaarde '300' geeft:
  300, 301, 302, etc
• Oplopend met startwaarde 'SC001' geeft:
  SC1, SC2, SC3, etc (eventuele voorloopnullen in de startwaarde worden genegeerd!)
• Oplopend per jaar met startwaarde 'SF1000' geeft in 2011:
  SF20111, SF20112, SF20113, etc (je ziet dus dat hier wel de letters worden gebruikt van de startwaarde, maar het getal wordt genegeerd!)
• Oplopend per jaar met startwaarde 'SF1000' geeft in 2012:
  SF20121, SF20122, SF20123, etc
• Oplopend per jaar/maand met startwaarde 'SF1000' geeft in januari 2011:
  SF2011010001, SF2011010002, SF2011010003, etc (je ziet dus dat het aantal in de startwaarde wordt genegeerd!)
• Oplopend per jaar/maand met startwaarde 'SC22' geeft in juli 2012:
  SC2012070001, SC2012070002, SC2012070003

Let op: deze nummering wordt voor zowel facturen als creditfacturen gebruikt. Je kunt dus geen aparte nummering hanteren voor creditfacturen.

Als een factuur niet meer geldig is, bijvoorbeeld als de bestelling is geannuleerd, moet je de factuur niet verwijderen maar die op status 'Vervallen' zetten. Op deze manier komt er geen 'gat' in de nummering en is het in je eigen boekhouding altijd duidelijk wat er met een bepaalde factuur is gebeurd. Je kunt een factuur op Vervallen zetten in ondermeer de bestellingen en abonnementen lijsten (via menu's Shop | Bestellingen en Shop | Abonnementen, zie de knoppen rechtsonder).