Voor een algemene uitleg over de werking van lijstmanagers kun je hier terecht. Hieronder geven we meer informatie over de follow-up acties die je met lijstmanagers kunt inplannen.

Overzicht van lijstmanagers

Via menu Lijstmanagers kom je bij de lijst van lijstmanagers. Het kan soms even duren voordat de lijst is geladen. Dit komt omdat er meteen statistische informatie wordt opgehaald om in de kolommen te tonen. De kolom 'Informatie' zie je hoeveel relaties er in de lijstmanager's groep zitten. Ook kun je in deze kolom zien hoeveel ingeplande followup e-mails er zijn gedefinieerd.

Follow-up e-mails

We klikken nu op om de lijstmanagerpagina te openen. We gaan naar de tab Follow-up e-mails. Je vindt hier een lijst van alle e-mails die automatisch worden verstuurd naar een relatie als die relatie zich aanmeldt voor deze lijstmanager. Voor elke e-mail kun je aangeven wanneer die moet worden verstuurd. Als je daarbij kiest voor 'Na X dagen' wordt de dag van aanmelding als uitgangspunt genomen.

Dadelijk volgt uitleg over het toevoegen of verwijderen van e-mails. Dit heeft consequenties voor 'lopende lijstmanagers'. De term 'lopende lijstmanager' gebruiken we hier als iemand zich heeft aangemeld voor een lijstmanager en er een serie e-mails is ingepland om verstuurd te worden. Bij een 'lopende lijstmanager' heeft de relatie de laatste e-mail nog niet ontvangen. Op het moment dat dat is gebeurd, noemen we dat hier even een 'afgeronde lijstmanager'.
In de verdere uitleg gebruiken we als voorbeeld een van onze eigen lijstmanagers. Deze lijstmanager kent 6 ingeplande e-mails:



Heb je een e-mail op een vaste datum/tijd gezet, dan zal er een e-mail worden ingepland voor dat tijdstip voor elke nieuwe aanmelder. Let op: Als die datum is verstreken en er is een nieuwe aanmelder, dan zal deze e-mail min of meer per direct (om precies te zijn: 1 of 2 uur na 'nu') worden verstuurd aan deze nieuwe aanmelder.

Een e-mail toevoegen

Je kan op elk moment een e-mail toevoegen aan de lijst. Maar we raden sterk aan om alle follow-up e-mails klaar te zetten voordat je de lijstmanager in gebruik neemt, ook als dat er heel veel zijn. Je kan altijd 'lege' e-mailteksten aanmaken en die koppelen aan de lijstmanager en dan op een later tijdstip de inhoud van die e-mailteksten bijwerken. Zie ook de "Tip" hieronder.

Gaat het om een nieuwe follow-up e-mail die per direct moet worden verstuurd, dan kun je tijdens het toevoegen aangeven of die alsnog (direct) verstuurd moet worden naar mensen die de e-mailserie van deze lijstmanager reeds hebben afgerond. Je kunt hetzelfde aangeven voor mensen die nog niet de lijstmanager hebben afgerond.

Gaat het om een nieuwe follow-up e-mail met een vast tijdstip (in de toekomst), dan kun je er nog voor kiezen om deze nieuwe followup ook naar mensen te sturen die de e-mailserie van deze lijstmanager reeds hebben afgerond.

Gaat het om een nieuwe follow-up e-mail met variabel tijdstip ("X dagen na aanmelding"), dan kun je er nog voor kiezen om deze nieuwe followup per direct naar mensen te versturen die de e-mailserie van deze lijstmanager reeds hebben afgerond. Daarnaast kun je kiezen of de e-mail "per direct" moet worden ingepland voor mensen die in de e-mailserie van deze lijstmanager reeds 'voorbij' het moment van deze followup zijn.

Bij toevoegen van een follow-up mail kun je de volgende opties te zien krijgen:

• Stuur deze nieuwe followup per direct naar mensen die de e-mailserie van deze lijstmanager reeds hebben afgerond.
• Stuur deze nieuwe followup per direct naar mensen die in de e-mailserie van deze lijstmanager reeds 'voorbij' het moment van deze followup zijn.

Het verschil tussen deze twee meldingen is dat je met de eerste bepaalt of mensen die alle eerdere follow-up mails reeds gehad hebben en waarvoor de reeks dus is afgelopen, ook deze nieuwe follow-up mail krijgen. Normaal gesproken wordt een nieuwe follow-up mail namelijk niet ingesteld voor relaties waarvoor de reeks al is afgelopen.
De tweede geldt voor relaties die nog bezig zijn aan de reeks follow-up mails (dus de laatste mail in de reeks nog niet hebben ontvangen).

Zoals je ziet wordt het snel complex! Vandaar onze tip:

Wil je een lijstmanager maken met veel e-mails maar heb je nog niet alle teksten klaar? Maak dan alvast wel alle e-mailteksten aan (zonder inhoud) en voeg ze alvast als followup e-mails toe aan de lijstmanager. Je kan op een later moment de teksten afmaken. Dit is mogelijk omdat de tekst van de e-mail pas wordt klaargezet op het moment dat die wordt verstuurd en niet op het moment dat de e-mail wordt ingepland.

Een e-mail verwijderen

Als je een follow-up e-mail verwijdert en er bestaan e-mails die zijn ingepland en nog niet verstuurd, dan wordt  er gevraagd of die verwijderd moeten worden. Je kan dus zelf kiezen of reeds ingeplande e-mails moeten verwijderd of nog mogen worden verstuurd. De overige e-mails van de lijstmanager worden gewoon volgens het schema ingepland en verstuurd (ze 'schuiven' niet op).

Het tijdstip van verzenden van een e-mail wijzigen

Je kunt dit doen door bij de betreffende e-mail te klikken op het icoontje. Er verschijnt een scherm waarin je de tijd kan aanpassen. Gaat het om een wijziging van een e-mail met variabel tijdstip ("X dagen na aanmelding"), of een e-mail met een vast tijdstip, dan kun je kiezen of er voor ventueel nog ingeplande e-mails het tijdstip aangepast moet worden. Stel dat je een tijdstip van "7 dagen na aanmelding" naar "10 dagen na aanmelding" hebt gezet, dan kan het systeem alle nog ingeplande e-mails 3 dagen verschuiven. Echter, schuif je een datum van "7 dagen na aanmelding" naar "3 dagen na aanmelding", dan kan dat voor sommige ingeplande e-mails nog aangepast worden, maar niet voor e-mails die voor morgen ingepland staan. Die laatste groep van ingeplande e-mails zal dan niet worden aangepast.

Ingeplande e-mails bekijken of verwijderen

Wil je zien welke e-mails er allemaal ingepland staan voor een lijstmanager? Of wil je enkele reeds ingeplande e-mails alsnog verwijderen? Ga dan naar menu Lijstmanagers | Geplande e-mails. Via de filter/velden bovenin kies je de gewenste lijstmanager en eventueel de e-mailtekst waarvan je de geplande e-mails wilt zien. Vink eventueel te verwijderen e-mails aan en klik op de knop Verwijderen bovenaan.

Reeds uitgevoerde acties bekijken

Wil je zien wat deze lijstmanager allemaal heeft afgehandeld voor je? Klik op het icoon in het overzicht van lijstmanagers (menu Lijstmanagers). In het scherm dat verschijnt kies je links voor de sectie "Gebeurtenissen". Vervolgens klik je rechtsboven op de knop Uitgevoerde acties. Je kunt daarbij nog filteren op ondermeer het jaar waarin de gebeurtenis plaatsvond, het type gebeurtenis en de e-mail onderwerpregel.