Je wilt een of meerdere workshops organiseren en daarvoor moeten mensen zich kunnen aanmelden. Bij die aanmelding moeten ze kunnen aangeven op welke datum ze de workshop willen volgen. Na aanmelding moeten ze een e-mail krijgen ter bevestiging. In de volgende stappen gaan we dit realiseren.

Meerdere aanmeld-datums

Als je wilt dat mensen moeten kunnen aangeven voor welke datum ze zich willen aanmelden, dan moet je daarvoor een vrij veld aanmaken. In dat vrije veld wordt per relatie hun keuze-datum bewaard. Ga naar menu Relaties | Vrije velden. Klik op Nieuw vrij veld. Geef een titel op, bijvoorbeeld 'Op welke datum wil je de workshop volgen'. Als type geef je 'Lijst' op. Er verschijnt een vak waarin je alle datums kan invoeren. Zet elke datum op een aparte regel. Klik nu op Bewaren.

Herhaal het voorgaande als je nog andere velden wil opnemen die in het formulier moeten komen. Misschien wil je de aanmelders laten opgeven of ze vegetarisch zijn of niet, of dat ze een overnachting willen reserveren. Maak in dit geval een vrij veld aan van type 'Ja/nee'.

Bij workshops is het goed om te weten wat de aanmelders ervan verwachten of wat ze na afloop geleerd hopen te hebben. Je kunt daartoe een extra vrij veld met titel 'Wat ik verwacht van de workshop' en type 'Tekst' maken.

De bevestigings e-mail maken

We maken nu de bevestigingstekst die iedereen ontvangt direct nadat hij het aanmeldformulier heeft ingevuld. Ga naar menu Content en klik op de knop Nieuwe e-mailtekst. Loop de tab-bladen af en vul de gegevens in. Gebruik voor de onderwerpregel een duidelijk herkenbare tekst, bijvoorbeeld: 'Je aanmelding voor workshop (naam)'. Meer informatie over het maken van e-mailteksten vind je hier.

De lijstmanager maken

Een lijstmanager zorgt ervoor dat mensen zich kunnen aanmelden, dat ze vervolgens de bevestiging ontvangen en dat jij hiervan genotificeerd wordt. Ook worden alle aanmelders opgenomen in je administratie zodat je ze later eventueel nog extra informatie kan mailen. Ga naar menu Lijstmanagers en klik op de knop Nieuwe lijstmanager. Geef een naam, bijvoorbeeld 'Workshop (titel)'. Ga naar stap 2 via de knop Volgende stap rechts. Je kunt hier kiezen of je de aanmkelding via een extra Opt-in stap wilt laten bevestigen. We raden aan om dit te doen zodat je zeker weet dat het opgegeven e-mailadres juist is. Je kunt hier de standaard teksten nog aanpassen (onder de kopjes "1", 2" en "3"). Meer informatie hierover vind je overigens ook hier. Ga naar de volgende stap.

In deze stap gaan we zorgen dat de bevestigings e-mail wordt verstuurd. Klik op Followup e-mail toevoegen... en selecteer de bevestigings e-mail die we in eerder hebben gemaakt. Kies onderin bij "Wanneer versturen?" voor 'Direct' omdat we de e-mail direct willen versturen na aanmelding. Klik op Doorvoeren. In stap 4 geef je de naam van de groep op waarin alle aanmelders terechtkomen.

Klik op Bewaar en bewerkt formulier om de lijstmanager te bewaren. Je keert weer terug in het lijstmanager scherm. Ga naar tabblad Formulier. Hier maak je het formulier waarmee de mensen zich kunnen aanmelden en dat je later op je website gaat zetten. In dit voorbeeld nemen we even aan dat je de volgende formuliervelden wilt opnemen:

• Email
• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Organisatie
• Datum workshop (dit is het vrije veld dat je daarnet hebt gemaakt)
• Workshop doel (dit is het vrije veld dat je misschien ook daarnet hebt gemaakt)

Zoals je ziet, zijn de velden Email en Voornaam al opgenomen. Via de knop Velden kun je extra velden toevoegen aan het formulier. Doe dit voor alle resterende velden uit het bovenstaande lijstje. Lees hier meer over de formulier-editor.

Als je met je muis boven een veld gaat staan (in het formulier, rechts in het scherm) kun je de via het potlood-ikoontje nog extra zaken instellen voor dat veld. Kruis de optie 'Verplicht veld' aan om te zorgen dat de aanmelders dat veld ook daadwerkelijk invullen. Voor het veld 'workshop doel' kun je dit eventueel niet doen.

Klik op het knopje Formulier om de totale look & feel (kleuren, marges, fonts) van het formulier aan te passen. Ben je klaar? Klik dan op Bewaren rechts bovenin. Je kunt nu het formulier op je site plaatsen! Meer informatie over hoe je dit moet, vind je hier.